攬貨期間應向詢價貨主問明一些類別信息，如：
1、 發貨人
2、 收貨人
3、 通知人
4、 品名（中英文）
5、 目的港、中轉港
6、 柜型柜量，超重柜特殊說明（如為特種柜，則需詳細的貨物尺寸，長*寬*高，毛重，體積等，有時還需要更為詳細的貨物裝柜次序，及擺放示意圖。）各項型大體積為：( 長*寬*高 ) 可裝體積， 可裝重量
1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38
1×45’GP=86CBM
（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 ；HC high cubic 高箱）
7、 危險品、冷凍貨特殊說明
8、 裝運期限（是否有信用證要求）
9、 配載要求（出船證等）
10、貨物交運日期以及交運方式
11、運費結算方式（預付、到付金額），是否第三地付款
12、是否船東
13、是否有要求申請目的港N天免柜期
14、提單簽發時是MB/L還是HB/L，是否第三地簽單
航線主管與船東/貨代談妥運價，且貨主接受業務員報價后，簽署出口貨物代理委托書S/O（訂艙單），業務員便可訂艙，至文件部門打印一份無格式的托運單，并在上面標注明船期、運費、柜型柜量、及貨主的特殊要求、我司訂艙人電話，傳真等。托運單傳畢后，便可向船東催傳訂艙確認。
同時，業務員填寫完整的公司業務封皮，并標注清楚各項費用的成本數額拖車公司，報關行及其電話傳真。
四、航線主管取得船東回復的訂艙確認后，在封皮上補上提單號、船名航次，交由OP操作。
五、突發情況的處理方法。
1、由于貨主原因要求更換到下一航次將原先訂艙的確認回傳通知船東退載該票，并重新訂下一航次的艙位，若運價有所變動應及時告知業務員，與貨主協商。
2、貨主要求申請目的港10~14天免柜期與船東聯系，確定可以申請到免柜期的具體天數N，并出具一份申請目的港N天免柜期的申請書（加蓋提單上SHOPPER公章），FAX給船東。再由其向目的港申請，直到確認。
3、非危說明如若貨物品名為化學物品，但是非危險品，而船東有要求說明，則需出具非危險品說明， 加蓋提單上SHOPPER公章。
4、提柜后，船東換船或貨主要求換船憑原訂艙確認向船東退載，重新訂艙，取得新訂艙確認，并向船東出具一份套柜申請，加蓋貨代公章。注明原資料的船名航次(MV。)、提單號(OB/L)、啟運港/目的港(POL/POD)、集裝箱號/柜型（CNTR#）需套柜至新船名航次、新提單號。
貨代，從字面來看是貨運代理的簡稱，貨運代理是指在流通領域為貨物運輸需求和運力供給者提供各種運輸服務業務的總稱。它們面向全社會服務，是貨主和運力供給者之間的橋梁和紐帶。
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